DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN BERBASIS WEB ( STUDI KASUS : UNIT SEKRETARIAT PIMPINAN INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM SURABAYA )

M. SYARIF HIDAYATULLAH

Informasi Umum

Kode

24.04.211

Klasifikasi

000 - General Works

Jenis

Karya Ilmiah - Skripsi (S1) - Reference

Subjek

Rekayasa Perangkat Lunak, Ta

Informasi Lainnya

Abstraksi

Pengelolaan dokumen adalah rutinitas yang dilakukan sebuah instansi khususnya di lingkungan Institut Teknologi Telkom Surabaya. Secara umum format dokumen bisa bermacam-macam, namun dalam tugas akhir ini dokumen yang dikelola adalah surat-menyurat, saat ini proses pengelolaan surat-menyurat dilaksanakan oleh bagian sekretaris pimpinan. Pengelolaan nomor surat, pembuatan surat, pengarsipan surat keluar dan surat masuk merupakan masalah yang menghambat efisiensi di instansi ini, karena nomor surat, surat keluar, dan surat masuk belum terkelola dengan baik sehingga surat sulit dilacak dan diaudit oleh pengelola surat. Dari permasalahan tersebut, solusi yang penulis tawarkan adalah mengembangkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola nomor surat, pembuatan surat keluar, dan pengarsipan surat keluar dan surat masuk. Aplikasi ini mempermudah dalam pembuatan surat, karena hanya perlu mengisi form yang sudah disediakan sehingga surat akan dibuat sesuai format yang dipilih. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah metode evolutionary prototyping karena diperlukan keterlibatan mitra sehingga kesalahan pada perangkat lunak dapat diminimalisasi sesuai dengan kebutuhan mitra. Aplikasi dibuat berbasis website, sehingga dapat diakses melalui browser pada berbagai platform. Diharapkan dari hasil penelitian ini proses pengelolaan surat yang ada di Institut Teknologi Telkom Surabaya menjadi lebih efisien serta pengelolaan surat-menyurat yang lebih baik. Hasil pengujian UEQ menunjukkan kinerja aplikasi yang baik, dengan penilaian tinggi pada aspek pragmatis dan hedonis. Meskipun aplikasi menarik, terdapat masalah terkait pemahaman pengguna terhadap fitur surat menyurat. Sebanyak 37% tahu tetapi tidak menggunakan, dan 18.5% sama sekali tidak mengetahui. Harus dicatat kurangnya partisipasi penguji yang terlibat dalam proses surat-menyurat dapat memengaruhi representasi nilai yang diperoleh.

Kata Kunci: Web, Prototype, Dokumen, Surat-menyurat, OCR.