Absensi atau perhitungan kehadiran mahasiswa di dalam proses perkuliahan adalah salah
satu proses pendukung yang memegang peranan yang penting di Sekolah Tinggi Teknologi
Telkom (STT Telkom). Hal ini dikarenakan data kehadiran mahasiswa ini sangat dibutuhkan oleh
berbagai pihak baik oleh elemen di STT Telkom sendiri maupun orang tua mahasiswa. Saat ini
proses absensi masih dilakukan secara manual, dimana mahasiswa harus menandatangani form
absen dan kemudian baru diinput ke sistem informasi absensi. Pada saat data diinput memerlukan
operator dan dimungkinkan terjadi kesalahan input oleh operator. Oleh karena itu, pada tugas akhir
ini dirancang suatu sistem pengecekan kehadiran mahasiswa dengan menggunakan barcode sebagai
inputan. Barcode yang digunakan adalah barcode yang saat ini sudah terdapat pada KTM
mahasiswa STT Telkom yang digunakan untuk proses meminjam buku di unit Perpustakaan.
Dalam merancang sistem pengecekan kehadiran mahasiswa ini, pemecahan masalah yang
dilakuakan dibagi menjadi lima tahap, yaitu: tahap studi awal, tahap inisialisasi, tahap kreatif, tahap
pengujian dan analisa, dan tahap kesimpulan dan saran. Pada tahap studi awal dilakuakan
perumusan masalah yang dihadapi oleh sistem saat ini, penentuan tujuan yang ingin dicapai, dan
pembatasan masalah agar ruang lingkup penelitian tidak terlalu luas. Pada tahap inisialisasi
dilakukan studi literatur dan studi lapangan. Kemudian tahap selanjutnya adalah tahap kreatif,
dimana pada tahap ini dilakukan perancangan sistem yang disesuaikan dengan tujuan. Pada tahap
kreatif ini dilakukan pembuatan basis data dan program yang akan mengolah data inputan. Untuk
mengetahui apakah program yang dirancang sudah sesuai dengan tujuan, maka setelah tahap kreatif
dilakukan tahap pengujian dan menganaliasa keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Kemudian
tahap terakhir diambil kesimpulan dari analisa sistem yang sudah dilakukan dan saran yang bisa
diberikan untuk penelitian selanjutnya.
Perancangan sistem diawali dengan mengamati proses bissnis dari sistem absensi eksisting.
Dari pengamatan tersebut dilakukan analisa kekurangan-kekurangan yang terdapat pada sistem
eksisting diantaranya penginputan data kehadiran yang masih manual sehingga mungkin akan
tersadinya kesalahan pada saat menginput. Berdasarkan kekurangan-kekurangan tersebut maka
dapat ditentukan bagaimana perancangan sistem usulan yang dapat memperbaiki sistem yang ada.
Pembuatan program dan basis data dilakukan dengan menggunakan alat bantu berupa diagram
konteks, diagram aliran data, spesifikasi proses, dan kamus data. Setelah perancangan sistem,
dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah program sudah berjalan sesuai dengan skenario
yang dibuat untuk kemudian dianalisa. Dalam sistem ini waktu memegang peranan yang penting,
jadi dilakukan pengukuran waktu yang dibutuhkan oleh sistem untuk memproses inputan dari
mahasiswa pada waktu mengabsen.
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem pengecekan kehadiran mahasiswa
dengan menggunakan barcode ini adalah bahwa dengan sistem ini tidak lagi dibutuhkan operator
untuk meginputkan data kehadiran mahasiswa karena data tersebut langsung masuk ke dalam basis
data pada saat menscan kartu kuliah dan KTM sehingga waktu yang dibutuhkan untuk proses
absen yang baru lebih sedikit. Selain itu sistem ini juga bisa mengeluarkan output yang dibutuhkan
seperti data kehadiran per mahasiswa, data kehadiran per mata kuliah/ kelas, data keterangan per
mahasiswa, dan data keterangan per matakuliah. Barcode, Absensi, Sistem Informasi