Perkembangan sistem dan teknologi informasi yang sedemikian cepat memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap beberapa prinsip atau konsep manajemen yang telah ada. Para pelaku bisnis sangat mengharapkan keuntungan-keuntungan dari proses bisnis yang transparan, biaya operasi yang rendah, keuntungan kompetitif, jangkauan global, dan manajemen konsumen. Oleh karena itu dunia industri dituntut untuk segera menyadari pentingnya E-procurement dalam proses bisnis pengadaan barang. Bila perusahaan masih menggunakan sistem manual, maka perusahaan tersebut telah mengalami kerugian dari segi persaingan. Para pelaku bisnis akan mengharapkan rekanan bisnisnya untuk menggunakan aplikasi E-procurement seperti halnya yang dilakukan oleh perusahaan.
Oleh karena itu, perlu dilakukan peninjauan ulang terhadap proses bisnis pengadaan barang yang ada di STT Telkom, hal ini didasarkan pada rata-rata waktu siklus pengadaan barang yaitu 2-7 hari untuk barang dengan harga kurang dari 5 juta, 4-10 hari untuk barang dengan harga antara 5 sampai 20 juta, dan 2 minggu sampai 1 bulan untuk barang dengan harga 20 sampai 100 juta.
1, selain itu juga terdapat beberapa barang hasil pengadaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Keadaan tersebut dirasa kurang efektif dan efisien, sehingga diperlukan adanya desain ulang proses bisnis yang berbasis E-procurement. Penelitian ini diawali dengan pengamatan aktivitas dalam proses bisnis pengadaan barang eksisting. Keseluruhan aktivitas yang telah dilakukan akan dilihat keefektifannya melalui analisis value-added. Analisis value-added dilakukan dengan mengelompokkan aktivitas ke dalam RVA, BVA dan NVA. Selanjutnya dilakukan penyederhanaan/streamlining menggunakan 13 tools. Supply Chain Management (SCM) pada proses pengadaan barang juga menjadi pertimbangan. Selain itu untuk merancang suatu proses bisnis usulan harus mengacu pada aturan proses bisnis pengadaan barang oleh YPT. Hasil pengukuran efektivitas akan digunakan sebagai umpan balik dalam pengembangan proses bisnis pengadaan barang usulan. Penggunaan teknologi IT juga cukup memegang peranan penting, sehingga dalam membuat proses bisnis pengadaan barang ini dibutuhkan penerapan E-procurement untuk menghasilkan desain proses bisnis pengadaan barang berbasis E-procurement. Desain ulang proses bisnis pengadaan barang di STT Telkom didasarkan pada nilai barang. Hasil rancangan proses bisnis usulan dapat mengurangi 43 aktivitas dari total aktivitas berjumlah 122 aktivitas, sehingga menjadi 79 aktivitas. Diusulkan juga adanya quality control sebagai penanggung jawab proses serah terima barang, pengembalian barang yang tidak sesuai spesifikasi, pemberian identitas barang serta pengelola data base rekanan dapat memperketat pengawasan proses uji serah terima barang sehingga bisa mengurangi jumlah barang hasil pengadaan yang tidak sesuai pesanan. Penyederhanaan dan standardisasi surat/formulir yang berhubungan dengan proses pengadaan dapat membuat birokrasi menjadi lebih mudah, apalagi dengan pemakaian teknologi sebagai sarana otomatisasi. Proses bisnis e-procurement merupakan design proses bisnis berbasis elektronik yang diharapkan mampu menjadi tools, sehingga membantu proses pengadaan barang dan mengurangi kompleksitas birokrasi, menghubungkan pihak STT Telkom dengan rekanan serta antar elemen internal STT Telkom. Pengguna e-procurement ini adalah jurusan/unit, logistik, puket/Ka. BAU, quality control, ketua instritusi, rekanan, tim dan user sebagai pemohon. Menu-menu yang disediakan adalah info (memberikan deskripsi singkat STT Telkom, divisi pengadaan barang dan proses pengadaan barang), input data (proses pengajuan, persetujuan, laporan hasil pengadaan, laporan hasil negosiasi, dan serah terima), tampil data (menampilkan segala proses dan hasil pengadaan barang, rekanan yang diundang sampai hasil penawaran rekanan). Desain ulang, Pengadaan Barang, E-procurement