PT. XYZ adalah perusahaan manufaktur salah satu merek mobil ternama Indonesia. Dalam setiap kegiatan produksinya terdapat 5 tahapan yaitu, Development Stage, Preparation Stage, Trial Stage, Pilot Production, dan Mass Production. Pilot Production adalah tahapan pembuatan mobil sample sebagai percobaan produksi nyata di jalur produksi. Pilot Production bertujuan untuk menemukan adanya kecacatan (defect) ataupun ketidaksesuaian (non conformance) part pada saat pembuatan produk sampel. Kemudian masalah tersebut didokumentasikan dalam lembar kontrol (monren) dan di identifikasi sebagai bahan evaluasi untuk tahapan selanjutnya. Dalam satu proyek terdapat lebih dari satu masalah yang ditemukan pada Pilot Production, artinya terdapat lebih dari satu lembar kontrol. Selama ini koordinasi yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terlibat masih bergantung terhadap lembar kontrol fisik (hardcopy) dan aplikasi manual berbasis Microsoft Office sehingga menyulitkan pihak-pihak tersebut dalam menangani satu lembar kontrol. Jarak antar departemen yang terlibat juga cukup jauh, sehingga membutuhkan waktu cukup lama dalam proses pemindahan dokumen. Oleh karena itu, perlu dilakukan sebuah perbaikan proses bisnis untuk menyelesaikan permasalahan ini.
Untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan kelemahan dari proses bisnis existing, maka dilakukan pemetaan proses bisnis existing didukung dengan pengumpulan data yang dibutuhkan. Setelah itu dilakukan identifikasi masalah dan kebutuhan untuk merancang skenario proses bisnis usulan. Proses bisnis usulan memiliki proses yang lebih sedikit yaitu 17 proses dengan waktu siklus sebesar 2516 menit, sedangkan proses bisnis existing memiliki 25 proses dengan waktu siklus 3047,5 menit. Proses bisnis usulan menghasilkan sebuah sistem informasi Problem and Counter-Measure Management System (PCMS) berbasis web. Sistem informasi PCMS dirancang dengan tujuan mendukung secara penuh proses bisnis usulan pada penelitian kali ini.
Sistem informasi PCMS mampu mendokumentasikan setiap permasalahan yang muncul pada tahap pilot production. Dengan menggunakan PCMS, maka dokumen fisik dapat tergantikan dengan dokumen digital, sehingga pemindahan dokumen dapat dilakukan secara real time. Sistem informasi PCMS juga dapat memberikan final report secara otomatis berdasarkan data yang terdapat dalam sistem. Saat ini PT. XYZ sudah memiliki jaringan extranet, sehingga implementasi sistem informasi PCMS sangat mungkin dilakukan.
Monren, Pilot Production, Identifikasi Masalah, Sistem Informasi