Fakultas Rekayasa Industri (FRI) merupakan salah satu fakultas di Universitas Telkom. FRI memiliki beberapa tenaga pendukung dalam menjalankan tugasnya. Saat ini urusan kemahasiswaan FRI mengalami kesulitan untuk mendapatkan informasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan kompetisi mahasiswa serta pengembangan karakter. Sistem yang digunakan pada FRI saat ini adalah berupa penggunaan linktree yang berfungsi sebagai pengumpulan link dokumen. Namun hal tersebut dinilai kurang efektif karena data tersebar di berbagai tempat, menyebabkan banyak langkah untuk mengakses informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pada tugas akhir ini dilakukan perancangan sistem e-archive untuk membantu urusan kemahasiswaan FRI dalam proses dokumentasi proses bisnis dan pengawasan terhadap pelaksanaan kompetisi mahasiswa dan pengembangan karakter.
Metode Rapid Application Development (RAD) digunakan pada proses perancangan e-archive. Terdapat empat fase perancangan pada metode RAD, yaitu fase requirement planning, user design, construction, dan implementation. Sistem yang telah selesai dikembangkan akan dilakukan verifikasi menggunakan black box testing dan validasi menggunakan metode User Acceptance Test (UAT).
Hasil dari tugas akhir ini adalah berupa sistem e-archive yang mampu menjadi repositori yang terpusat untuk semua informasi terkait pelaksanaan kegiatan, arsip proposal kegiatan, dan dokumentasi pelaksanaan kegiatan kompetisi mahasiswa serta program kerja pengembangan karakter pada urusan kemahasiswaan FRI. Dengan adanya sistem ini, akses terhadap informasi akan lebih mudah, transparan, dan terintegrasi. Selain itu, sistem ini juga akan memungkinkan pengawasan proses bisnis secara lebih efektif.
Dengan adanya sistem e-archive ini, FRI akan mampu mengatasi tantangan dalam manajemen informasi dan pengarsipan. Akses yang lebih mudah dan terintegrasi akan meningkatkan efisiensi dalam pencarian informasi, sedangkan pengawasan proses bisnis yang lebih baik akan memungkinkan peningkatan kualitas kinerja secara keseluruhan. E-archive bukan hanya menjadi solusi untuk masalah yang ada saat ini, tetapi juga merupakan investasi untuk masa depan yang lebih efektif dan efisien bagi FRI.