Transformasi digital dalam dunia pendidikan menuntut efektivitas dan efisiensi dalam tata kelola dokumen akademik. Laboratorium Fakultas Rekayasa Industri (FRI) Universitas Telkom masih menghadapi tantangan dalam pengelolaan dan penandatanganan dokumen Minutes of Meeting (MoM) yang dilakukan secara konvensional. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengevaluasi sistem Document Management System (DMS) dan e-Sign berbasis Odoo ERP dengan pendekatan implementasi Quickstart.
Penelitian dimulai dengan analisis proses bisnis existing yang terfragmentasi dan tidak terdokumentasi secara sistematis. Proses tersebut kemudian dimodelkan ulang menggunakan pendekatan targeting untuk mendukung pengelolaan dokumen digital yang lebih terstruktur dan aman. Evaluasi sistem dilakukan melalui usability testing menggunakan instrumen System Usability Scale (SUS) terhadap dua kelompok pengguna: internal (tim laboratorium) dan eksternal (civitas akademik). Hasil menunjukkan perbedaan yang signifikan; civitas akademik memberikan skor SUS sebesar 81 (kategori Acceptable), sementara tim laboratorium hanya memberikan skor 38,125 (kategori Poor). Analisis mendalam mengindikasikan bahwa rendahnya skor dari pengguna internal disebabkan oleh ketidaksesuaian antara antarmuka sistem dan alur kerja spesifik laboratorium.
Kesimpulannya, sistem DMS dan e-Sign berbasis Odoo ERP dinilai mampu meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen di lingkungan laboratorium pendidikan. Namun, keberhasilan implementasi sangat bergantung pada keselarasan sistem dengan kebutuhan operasional pengguna. Penelitian ini memberikan kontribusi berupa studi kasus implementasi ERP berskala kecil di sektor pendidikan dengan sumber daya terbatas, serta merekomendasikan pengembangan lebih lanjut melalui platform Odoo.sh guna mendukung fleksibilitas dan kustomisasi yang lebih tinggi.