ABSTRAKSI: Pengagendaan surat di suatu instansi sangatlah penting untuk mendukung kegiatan operasional. Khususnya pada Polda Jabar yang setiap harinya ada surat yang masuk maupun keluar. Surat-surat tersebut berasal dari instansi luar, kepolisian wilayah Jabar, dan internal Polda Jabar. Sehingga, pengagendaan surat harus selalu dilakukan setiap harinya.
Proses pengagendaan masih dicatat secara manual ke dalam buku. Apabila buku agenda rusak atau hilang, sekertaris tidak memiliki back up data. Kemudian banyak surat yang tidak diarsipkan sehingga resiko kehilangan surat sangatlah besar. Selain itu, jika pengirim surat datang untuk menanyakan surat yang diajukan, berkas surat tersebut masih dicari datanya secara manual pada buku agenda sehingga proses pencarian menjadi lambat.
Agar pengelolaan data surat menjadi lebih baik, dibutuhkan aplikasi yang dapat mengubah proses pengagendaan surat dari manual menjadi terkomputerisasi. Sekretaris akan terbantu dengan adanya fungsionalitas yang dapat memperlihatkan riwayat surat yang masuk maupun keluar Polda Jabar. Oleh karena itu, manfaat yang dirasakan dari aplikasi ini selain pengarsipan surat yang dapat dikelola dengan baik, juga dapat mengurangi pemakaian kertas yang berlebihan dan memperkecil resiko kehilangan surat. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemograman JSP, java script dan JQuery, desain antarmuka dengan menggunakan Adobe Photoshop CS3, serta basis data MySql.Kata Kunci : Polda Jabar, agenda surat,intranetABSTRACT: Recording data of letters is important to support operational activity in Polda Jabar. There are three types of letter in Polda Jabar. Those are letters from outside agencies, letters from the police area, and letters in the internal police of Polda Jabar. There are incoming and outcoming letters almost every day and the secretary has to record and manage the data.
In Polda Jabar, the process of managing data is still performed manually in a book. This will cause several problems. The secretary does not have the back up of the data when the book is damaged or lost. Then, the secretary may need to edit the data so the record may get disorganized. The last, the secretary may need to search data and this will take a lot of time.
To fix the problems, the process of managing data need to be computerized with an application. This will help the secretary to manage data easier and effectively. The application can display the history of incoming and outcoming letters. It also can reduce excessive paper usage and minimize the risk of losing the letter. This application is developed using JSP and JQuery programming language, MySQL database, and Adobe Photoshop CS3.Keyword: To fix the problems, the process of managing data need to be computerized with an application. This will help the secretary to manage data easier and effectively. The application can display the history of incoming and outcoming letters. It also can reduc