Badan Kearsipan Daerah (Basipda) Propinsi Jawa Barat merupakan Badan milik
Pemerintah Daerah Jawa Barat yang mempunyai misi utama menyelamatkan arsip sebagai
sumber informasi dan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahan, pembangunan, dan
kemasyarakatan. Dalam mengemban misi utamanya tersebut, Basipda Propinsi Jawa Barat
berusaha untuk mengoptimalkan kinerjanya. Waktu siklus yang tinggi dalam aktivitas
pengolahan dan layanan kearsipan merupakan hal utama yang perlu mendapat perhatian bagi
pihak Basipda Propinsi Jawa Barat.
Salah satu metoda yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja Badan tersebut
yaitu dengan melakukan
dilakukan perancangan sistem informasi yang diharapkan dapat mengurangi tingginya waktu
siklus pengolahan dan layanan kearsipan tersebut.
Sebelum melakukan perancangan sistem informasi pengolahan dan layanan kearsipan,
terlebih dahulu dilakukan usulan perbaikan proses bisnis dengan memetakan ulang proses
bisnis yang terkait berikut dengan berbagai analisanya, seperti: analisa terhadap hal-hal
penyebab tingginya waktu siklus, analisa terhadap keberadaan sumber daya manusia (SDM),
fasilitas dan teknologi, serta analisa kebutuhan kastemer internal. Pertimbangan desain usulan
proses bisnis ini ditentukan oleh faktor efektivitas proses dan oleh faktor efisiensi waktu yang
didapat dari analisis aktivitas.
Dengan perancangan sistem informasi pengolahan dan layanan kearsipan ini dapat
dihasilkan efisiensi proses bisnis yang signifikan. Aktivitas eksisting pada pengolahan
kearsipan dapat dieliminasi dari 54 aktivitas dengan waktu siklus sebesar 9903 menit (20,63
hari kerja) menjadi 46 aktivitas dengan waktu siklus sebesar 4315 menit (8,99 hari kerja),
sedangkan jumlah aktivitas eksisting pada layanan kearsipan dapat dieliminasi dari 37 aktivitas
dengan waktu siklus sebesar 158 menit (2,63 jam kerja) menjadi 25 aktivitas dengan waktu
siklus sebesar 99 menit (1,65 jam kerja). Selain itu, besarnya efisiensi proses pengolahan
kearsipan mengalami peningkatan dari 83,11% menjadi 92,77% dan efisiensi proses layanan
kearsipan dari 54,27% menjadi 70,20%.