Pengelolaan dokumen adalah rutinitas yang dilakukan sebuah instansi khususnya
di lingkungan Institut Teknologi Telkom Surabaya. Secara umum format dokumen
bisa bermacam-macam, namun dalam tugas akhir ini dokumen yang dikelola adalah
surat-menyurat, saat ini proses pengelolaan surat-menyurat dilaksanakan oleh
bagian sekretaris pimpinan. Pengelolaan nomor surat, pembuatan surat,
pengarsipan surat keluar dan surat masuk merupakan masalah yang menghambat
efisiensi di instansi ini, karena nomor surat, surat keluar, dan surat masuk belum
terkelola dengan baik sehingga surat sulit dilacak dan diaudit oleh pengelola surat.
Dari permasalahan tersebut, solusi yang penulis tawarkan adalah mengembangkan
sebuah aplikasi yang dapat mengelola nomor surat, pembuatan surat keluar, dan
pengarsipan surat keluar dan surat masuk. Aplikasi ini mempermudah dalam
pembuatan surat, karena hanya perlu mengisi form yang sudah disediakan sehingga
surat akan dibuat sesuai format yang dipilih. Metode pengembangan perangkat
lunak yang digunakan adalah metode evolutionary prototyping karena diperlukan
keterlibatan mitra sehingga kesalahan pada perangkat lunak dapat diminimalisasi
sesuai dengan kebutuhan mitra. Aplikasi dibuat berbasis website, sehingga dapat
diakses melalui browser pada berbagai platform. Diharapkan dari hasil penelitian
ini proses pengelolaan surat yang ada di Institut Teknologi Telkom Surabaya
menjadi lebih efisien serta pengelolaan surat-menyurat yang lebih baik. Hasil
pengujian UEQ menunjukkan kinerja aplikasi yang baik, dengan penilaian tinggi
pada aspek pragmatis dan hedonis. Meskipun aplikasi menarik, terdapat masalah
terkait pemahaman pengguna terhadap fitur surat menyurat. Sebanyak 37% tahu
tetapi tidak menggunakan, dan 18.5% sama sekali tidak mengetahui. Harus dicatat
kurangnya partisipasi penguji yang terlibat dalam proses surat-menyurat dapat
memengaruhi representasi nilai yang diperoleh.
Kata Kunci: Web, Prototype, Dokumen, Surat-menyurat, OCR.