Pengelolaan kegiatan organisasi mahasiswa memerlukan sistem Informasi yang tidak hanya terdigitalisasi, tetapi juga terintegrasi secara menyeluruh guna memastikan efisiensi, akurasi, dan akuntabilitas dalam pencatatan, persetujuan, serta pelaporan kegiatan. Di Fakultas Rekayasa Industri, Universitas Telkom, pencatatan dan monitoring kegiatan organisasi mahasiswa masih dilakukan melalui platform Google Sheet, yang memiliki keterbatasan dalam integrasi data, otomasi alur persetujuan, serta kontrol terhadap Input data dan histori dokumen. Hal ini menyulitkan pelacakan revisi, identifikasi pengguna, serta penyimpanan dokumen secara terpusat.
Sebagai solusi, penelitian ini merancang sistem pencatatan serta monitoring kegiatan organisasi mahasiswa berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) dengan menggunakan platform Odoo, yang dipilih karena sifatnya yang modular, open-source, dan mampu diadaptasi sesuai kebutuhan organisasi. Pendekatan implementasi dilakukan dengan metode QuickStart, menggunakan modul Approval untuk pengelolaan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta modul Accounting untuk mendukung pencatatan, pengajuan, dan pelaporan dana kegiatan secara digital. Proses pengembangan mencakup tahapan Kick-Off Call, Analysis, dan Configuration, serta diuji melalui Integration Testing, Blackbox Testing, User Acceptance Testing (UAT) dan User Experience Questionnaire (UEQ).
Penelitian ini memberikan kontribusi terhadap pengembangan sistem Informasi kemahasiswaan yang lebih terstruktur dan terdokumentasi, serta membentuk fondasi awal bagi integrasi proses kerja yang berkelanjutan di lingkungan Fakultas Rekayasa Industri.